隨著企事業、公檢法單位的發展，各種信息檔案資料數量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質信息存儲出現迅速膨脹；而傳統的案卷柜管理方式與技術手段所導致的問題也是日益明顯，從而致使檔案行業的信息化管理已經不能滿足實際需要。鑒于目前卷宗柜管理存在的種種現狀，智能案卷柜的出現將解決這一現狀。
 
通過指紋簽收方式對卷宗流轉每個環節、過程進行詳細記錄，能夠實時反映出卷宗的送交人、接收人、交接時間、卷宗所處位置等情況，強化卷宗在流轉環節的管理。實現了案卷登記、出柜、入柜、移交、歸檔等管理環節的網絡流轉和實時監控，避免案卷遺失、被盜等問題發生。借閱卷宗，只需到智能物證柜屏幕查找到卷宗相應的柜號，然后用指紋開柜取卷宗。系統自動記錄何時何人取閱卷宗，既省去登記簽字的過程，又避免卷宗去向不明情況。對案卷入柜時間太長，需要及時查證及案卷出柜超出設定時間未及時歸還的，自動實時向主辦人員手機發送，防止出現“抽屜卷”“車內卷”現象，督促工作人員的提高辦案效率。對行政案件辦案期限屆滿前尚未結案的工作，智能案卷柜會自動向工作人員發送信息，防止案件超期。從受理登記到結案歸檔實現流程化、閉環式、智能化、規范化全程管理，堵塞執法漏洞、補齊執法短板，促進執法規范化建設提檔升級。