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隨著企事業單位的各種信息檔案資料數量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質信息存儲迅速膨脹，傳統的檔案管理方式與技術手段已不能滿足實際需要，RFID技術的出現與應用給檔案管理帶來信息化與自動化，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式。
智能檔案管理系統由存取管理、查詢管理、盤點管理、安保、環境監測及RFID數據管理等6個子系統構成。整體采用 的RFID技術和成熟的計算機軟件技術，在各個管理環節，以RFID作為信息存儲媒介，利用pda手機、固定RFID讀寫器、通道式RFID讀寫設備，緊密配合后臺數據庫管理系統， 實現檔案資料工作過程的信息化管理。
在整個系統的部署中，物聯宇pda手機 /在檔案存放室幫助快速完成檔案存放、檔案借取、檔案歸還、檔案查詢等工作。